Ce informații trebuie să conțină în mod obligatoriu facturile fiscale

Potrivit Codului Fiscal orice persoană înregistrată în scopuri TVA, care efectuează o livrare / prestare de servicii pentru care se deduce TVA, trebuie să emită o factură către beneficiari, cel tarziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei. De asemenea, persoana impozabilă este obligată să emită o factură către beneficiară și pentru suma avansurilor încasate pentru o livrare / prestare de servicii, cel târziu până in cea de-a 15-a zi a lunii urmăatoare celei în care a încasat avansurile.

Factura poate fi înlocuită temporar de o factură proformă pentru a evita anularea sau stornarea facturii în cazul neefectuarii plății de către client.

Conform Codului Fiscal, sunt considerate facturi documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în format electronic care conțin un anumit set de informații.  Lipsa elementelor obligatorii de pe factură poate conduce la imposibilitatea de deducere a TVA-ului de către persoana impozabilă.

Informaţiile obligatorii pe orice factură sunt:
– numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura în mod unic
– data emiterii facturii
– data la care au fost livrate bunurile / prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii
– denumirea / numele, sediul social, numărul din registrul comerţului şi codul unic de înregistrare, după caz, ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile
– denumirea / numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă
– baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabila, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar. Baza de impozitare poate fi înscrisa şi în valută dacă operaţiunea este scutită de TVA.
– indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei

Speciale
– dacă este o societate cu răspundere limitată: capitalul social
– dacă este o societate pe acţiuni: capitalul social subscris, dar şi cel varsat. Amenda pentru incalcarea acestor prevederi este cuprinsă între 2.500 lei şi 5.000 lei.
– dacă facturile sunt emise de o sucursală: oficiul registrului comerţului la care a fost înregistrată sucursala şi numărul ei de înregistrare. Lipsa acestui element atrage tot o amendă de până la 5.000 de lei.
–  dacă beneficiarul nu este stabilit în România și și-a desemnat un reprezentant fiscal: denumirea / numele beneficiarului și datele de identificare ale reprezentantului fiscal (numele, adresa și codul de înregistrare fiscală)
– dacă factura este emisă de beneficiar în numele și în contul furnizorului: mențiunea “autofactura”
– dacă este aplicabilă o scutire de taxă: mențiunea din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri
– dacă beneficiarul este persoană obligată la plata TVA: mențiunea “taxare inversă”
– dacă se livrează intracomunitare de mijloace de transport noi: denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum și particularitățile prevăzute la art. 125^1 alin. (3) Cod Fiscal în definirea bunurilor
– dacă se aplică regimul special pentru agenţiile de turism: menţiunea “regimul marjei – agentii de turism”
– dacă se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colecțe și antichitati, una dintre menţiunile “regimul marjei – bunuri second-hand”, “regimul marjei – opere de artă” sau “regimul marjei – obiecte de colecţie şi antichităţi”, după caz
– dacă exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii: menţiunea “TVA la încasare”
– dacă se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune: referire la alte facturi sau documente emise anterior
– dacă furnizorii / prestatorii au sediul activităţii economice în România şi sedii secundare fără personalitate juridică pe teritoriul României, pe facturile emise se va înscrie adresa sediului activităţii economice a persoanei juridice şi, opţional, se poate înscrie şi adresa sediului secundar prin care au fost livrate bunurile şi / sau au fost prestate serviciile
– dacă furnizorii / prestatorii au sediul activităţii economice în afara României şi au sedii fixe pe teritoriul României, pe facturile emise se va înscrie adresa sediului fix din România care a realizat livrarea de bunuri şi / sau prestarea de servicii

Facturile pot fi emise şi în sistem simplificat şi trebuie să conţină cel putin următoarele informaţii:
– data emiterii
– identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile
– identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate
– suma taxei colectate sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia
– în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura, o referire specifică şi clară la factura iniţiala şi la detaliile specifice care se modifică

Poţi întocmi facturi în orice limbă oficială a statelor membre UE, dar la solicitarea organelor de inspecţie fiscală trebuie să asiguraţi traducerea în limba română. Semnarea şi stampilarea facturilor nu sunt obligatorii.