Avize și chitanțe la verificat. Ce trebuie să urmărim.

La capitolul avize, lucrurile stau cam la fel ca la facturi, în ceea ce privește elementele pe care acestea trebuie să le conțină și pe care trebuie să le verificăm pentru a fi convinși că avem un document corect și complet. Verificăm existenţa datelor participanților la tranzacție (denumire, cod fiscal, număr de înregistrare în Registrul Comerțului, sediu, cont bancar), data documentului, produsele înscrise pe aviz și prețurile acestora.

Ce sunt de fapt avizele și când le întocmim?

Din punctul meu de vedere, avizele se împart în trei categorii:

Avize de expediție/de însoțire a mărfii care se facturează – le folosim ca documente însoțitoare pentru produse, atunci când facturarea acestora are loc ulterior predării la client.

Avize de expediție/de însoțire a mărfii care nu se facturează – le folosim, de obicei, ca document însoțitor la transport pentru produse promoționale care se distribuie cu titlu gratuit, pentru mostre, pentru înlocuirea unor produse care au fost deja facturate, sau pentru orice alte situații asemănătoare.

Avize de transfer – le folosim pentru a transfera produsele de la o gestiune la alta, în cadrul unei firme. Acestea nu se facturează.

Un aspect important, de care trebuie sa ținem cont când vine vorba de avize, este că, în conformitate cu art. 155 alin 1 din Codul fiscal, acestea trebuie facturate cel târziu până în data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc faptul generator al taxei. Avizele nu sunt purtătoare de TVA, iar nefacturarea acestora are repercusiuni asupra TVA. Drept urmare, este bine să verificăm mereu dacă avizele emise sau primite au fost facturate. Atunci când facturăm un aviz, trebuie să menționăm pe factură numărul avizului căruia aceasta îi corespunde. Avantajele facturării online este că poți verifica în fiecare moment care sunt avizele nefacturate și programul creează legături între aviz și factură, astfel știm mereu cărui aviz îi corespunde o anumită factură.

Chitanțele, nu trebuie nici ele neglijate, când vine vorba de întocmire sau verificare. Datele celui care încasează trebuie verificate cu atenție (denumirea, codul fiscal, sediul) la fel şi datele plătitorului. Suma trebuie completată în așa fel încât să nu se poată adăuga alte cifre decât cele inițiale și, pentru siguranță, suma se completează în litere. Verificați întotdeauna ca suma înscrisă în cifre să corespundă cu cea înscrisă în litere. Nu neglijați nici rubrica „reprezentând”, completați-o cu numărul documentului care corespunde respectivei chitanțe, pentru că ușurați, în felul acesta, atât munca dumneavoastră, cât și pe cea a partenerului, care nu va mai fi nevoit să caute printre sute de documente, probabil, care este cel corespunzător chitanței. Nu în ultimul rând, înscrieţi numărul și data chitanței.

Chitanțele se încadrează în categoria documentelor pe care nu sunt permise corecturile. Astfel, dacă ați greșit o chitanță, trebuie să o anulați și să emiteți una nouă, corectă.

De asemenea, în ceea ce privește valoarea chitanțelor, OG 15/1996 privind întărirea disciplinei financiar-valutare, cu modificările și completările ulterioare, stabilește plafonul maxim pentru plăți în numerar către același furnizor la suma de 5.000 lei pe zi și interzice plățile fragmentate către furnizori pentru facturile a căror valoare depășește 5.000 lei. Aceeași ordonanță stabilește plafonul maxim de 10.000 lei pe zi pentru plăți în numerar către furnizori.

După ce ați verificat toate aceste elemente, atât de pe avize cât și de pe chitanțe, nu uitați de consecutivitatea numerelor de ordine. Ca şi la facturi, numerele de ordine ale avizelor și ale chitanțelor trebuie să fie și ele consecutive, în ordine cronologică. Dacă ați omis vreun număr, e bine să evitaţi alocarea lui şi, deci, e bine să îl anulați.

Spor la întocmit și la verificat!