Facturarea. Cu sau fără semnătura şi ştampila de primire?

Una din întrebările care le dau bătăi de cap atât furnizorilor cât şi clienţilor este dacă semnarea şi stampilarea facturilor este obligatorie. Ar trebui să semnăm şi să ştampilăm factura atunci când o trimitem la client? Este clientul obligat să semneze şi să ştampileze de primire factura?

Legal, art. 155 alin. 28 din Codul fiscal prevede că semnătura şi ştampila nu sunt elemente obligatorii pe care să le conţină o factură. Înţelegem de aici că facturile au atribute de documente justificative, atâta timp cât ele conţin elementele obligatorii, chiar dacă nu poartă semnătura şi ştampila participanţilor la tranzacţie.

Dar, se naşte o altă întrebare: cum va putea proba furnizorul faptul că marfa lui a fost acceptată de client şi că acesta din urmă are obligaţia de a i-o achita? Art. 46 din Codul comercial vine cu un răspuns: obligaţiile comerciale se probează cu acte autentice, acte sub semnătură privată, facturi acceptate, registre ale părţilor, telegrame, corespondenţe, martori sau orice alte mijloace acceptate de legea civilă.

Mă opresc aici ca să discut puţin despre facturi acceptate, corespondenţe şi acte sub semnătură privată. Acceptarea facturii se face prin preluarea ei de către partenerul comercial, prin înregistrarea în evidenţa contabilă sau prin semnare. Bineînţeles că, oricare ar fi modalitatea de acceptare, factura se va înregistra în contabilitate. Neacceptarea facturii presupune trimiterea acesteia înapoi la emitent, în ambele exemplare (roşu şi albastru), în situaţia în care factura a fost emisă în format pe hârtie, sau înştiinţarea acestuia cu privire la refuzul documentului, în scris, în situaţia facturării electronice, pentru ca aceasta să poată fi anulată.

La firmele mari, corespondenţa cu sutele de clienţi pentru confirmarea faptului că produsele au ajuns şi au fost acceptate (implicit factura), este un proces greoi şi costisitor, atât în ce priveşte timpul cât şi resursele financiare. Drept urmare, dacă veţi opta pentru clasicul mod de facturare pe format de hârtie, semnarea şi ştampilarea de primire este cea mai sigură modalitate pentru a vă convinge că marfa a fost recepţionată de clientul dumneavoastră. Se evită astfel o serie lungă de discuţii care s-ar putea naşte la o punctare de sold, când aţi putea descoperi că nu vă este recunoscută de către client o livrare, el motivând: „eu nu am semnat nici un document că am primit marfa”.

De cealaltă parte a baricadei, în ce priveşte semnarea şi ştampilarea, stă facturarea online, aceasta, într-adevăr, nu este purtătoare de semnătură şi ştampilă, dar confirmarea acceptării mărfii sau serviciilor se face în timp real, în mod electronic. Este idealul contabil, atât în ce priveşte ţinerea unei evidenţe a documentelor la zi, cât şi în ceea ce priveşte stocurile, în ipoteza în care se livrează produse. Este îmbinarea perfectă între scriptic şi faptic. Platformele de transmitere online a facturilor pot afişa menţiuni precum: „factură acceptată”, „factură în curs de procesare” sau „factură neacceptată şi motivul refuzului. Astfel aveţi cunoştinţă despre situaţia documentelor în legătură cu partenerul, în orice moment. Pentru întreprinderile mijlocii şi mari această opţiune reprezintă o reală eficientizare a muncii.

Firmele mici şi chiar persoanele fizice autorizate pot opta pentru facturarea electronică fără a implementa o platformă foarte complexă. Un program informatizat de facturare, care trimite documentul direct în e-mailul clientului, de la care primeşte confirmarea tot în mod electronic, este varianta optimă.

Pentru că, atunci când lucrezi cu mulţi clienţi, facturile se mai rătăcesc şi, înainte de 25 ale lunii sunteţi nevoiţi să daţi telefoane, fie pentru că exemplarul dumneavoastră de factură nu s-a întors, fie pentru că s-a întors, dar e neştampilat şi nu s-au întors şi exemplarul roşu şi cel albastru, ca să aveţi certitudinea că factura nu a fost acceptată şi, deci, trebuie anulată, vă recomand facturarea electronică.

Iar dacă optaţi pentru clasica facturare, atunci semnaţi, ştampilaţi şi solicitaţi, la rândul vostru, semnătura şi ştampila. Este cea mai sigură modalitate prin care puteţi proba că serviciul sau produsul dumneavoastră a fost acceptat.

O altă atitudine de care ne lovim în practică, în ce priveşte semnarea şi ștampilarea facturilor, este „am semnat factura pentru a confirma că aceasta a ajuns la mine, dar nu înseamnă că o şi accept”. E bine de ştiut că semnarea facturii înseamnă chiar acceptarea ei, nu doar confirmarea primirii.

Fie că sunteţi client sau furnizor, vă recomand stabiliţi clar, în relaţiile cu partenerii comerciali, condiţiile în care facturile se consideră acceptate, iar pentru a avea mai puține bătăi de cap și mai mult timp folosiți facturarea online.

Şi să nu uitaţi că mai importante decât semnătura şi ştampila sunt datele furnizorului şi ale clientului. Verificaţi-le întotdeauna cu atenţie!